– La gestion des connaissances

1. Le « capital connaissances »

Il comprend :

  • des informations recueillies de l’extérieur issues notamment d’opérations de veille, les données scientifiques, économiques, techniques, normes, règlements…
  • le savoir et savoir-faire interne médiatisés (rapport de recherche, notes internes, dossiers d’études et d’affaires, comptes rendus de séances de travail…)
  • les traces précises et datées d’opérations dont on peut avoir à rendre compte, qui doivent être suivies où dont on peut tirer les leçons (pour causes de maintenance, d’assurance, de preuve juridique, de validation…),les contacts pris, les suites possibles… Ces traces constituent ce qu’on appelle le retour d’expérience : données qu’il faut capitaliser et structurer pour pouvoir en tirer profit, que les expériences aient été positives ou négatives
  • les compétences ou connaissances non systématiquement médiatisées (CV et connaissances acquises des membres du personnel)
  • les archives historiques à valeur patrimoniale…

2. Les pré-requis :

Les méthodes documentaires sont tout à fait adaptées à la gestion des connaissances et en particulier des retours d’expériences car cette gestion suppose :

  • qu’il y ait des traces des expériences, connaissances, compétences
  • que ces traces soient « pistables » (caractérisation par le biais d’un vocabulaire métier…)
  • qu’un système de gestion de type base de données permette de retrouver les documents répondant aux critères choisis
  • que les documents soient accessibles !

Les trois derniers points relèvent de la pratique documentaire traditionnelle. Quant au premier point, il faut l’imposer sous des formes qui faciliteront les opérations qui suivront.

3. L’expertise des professionnels de la documentation :

Avantage de l’application de ces méthodes :

  • obliger à réfléchir à des critères de recherche pertinents, pour l’immédiat et dans les évolutions possibles (donc de mettre en perspective l’organisation)
  • analyser les besoins et établir un cahier des charges avant tout choix d’outil
  • obliger à penser aux conditions de communication (confidentialité, droit d’accès…)
  • assurer une traçabilité conforme aux normes ISO
  • profiter du savoir-faire professionnel pour réaliser ces opérations de façon économiquement et techniquement maîtrisée
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