– La réglementation des archives municipales

1. Qu’est sont les spécificités légales de conservation ?

Les communes sont propriétaires de leurs archives à l’exception de certains documents comme l’état civil ou le cadastre, dont la propriété demeure à l’Etat.

Des règles spécifiques s’appliquent aux communes de moins de 2000 habitants. Sauf dérogation accordée par le représentant de l’Etat dans le département sur la demande du maire, les documents suivants sont obligatoirement versé aux Archives Départementales :

2. Quelle est la responsabilité du maire ?

Le Maire est responsable des archives de sa commune, civilement et pénalement (art. 193 et 254 du Code Pénal). Il répond à une obligation de conservation :

Aujourd’hui, les archives communales sont des documents uniques. Souvent, les pièces transmises aux autres administrations et collectivités (Préfecture, DDE, tribunal, etc.) sont détruites.

La responsabilité des maires a été accrue par les lois de décentralisation de 1983. Il doit maintenant répondre à une obligation de dépense dans le budget municipale :

« les frais de conservation des archives communales et du recueil des actes administratifs du département et, pour les communes chefs-lieux de canton, les frais de conservation du Journal officiel » (art. L. 2321-2 du Code Général des Collectivités Territoriales).

3. Quel est le rôle de l’Etat et des Archives Départementales ?

L’Etat assure le contrôle scientifique et technique des fonds, qui l’exerce par l’intermédiaire du directeur des Archives départementales.

L’Etat établit un récolement à chaque changement de mandature : Un procès verbal de décharge et de prise en charge des archives communales doit être établi à chaque changement de maire ou renouvellement de municipalité. Il transfère la responsabilité des archives de l’ancien au nouveau maire le décharge des disparitions éventuelles survenues avant son arrivée.

L’Etat contrôle l’aménagement des locaux d’archives : les travaux effectués doivent être soumis au Préfet pour autorisation et visa.

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