– L’archivage de la documentation électronique

Les révolutions technologiques se suivent et se ressemblent, du moins dans leur processus de diffusion des nouvelles technologies : en ce début de 21ème sicècle coexitent deux supports documentaires, le papier et le numérique, tout comme au XVème siècles étaient en concurrence les incunables et les manuscrits. Imprimera t’on encore beaucoup de livres en 2200, cela est une autre histoire…

Il s’agit donc de bien gérer la multiplication et l’hétérogénèité des supports de diffusion de l’information : pour trouver l’information pertinente, il faut tout d’abord l’avoir correctement conservée et référencée.

La conservation des données :

Quelques bonnes pratiques peuvent inspirer les documentalistes, notamment celles de nos voisins allemands, pays où le dépôt légal a été étendu au publications numériques, journaux en ligne, publications en réseau : devant la masse d’information a sauvegarder, les bibliothécaires de la Deutsche NationalBibliothek ont établis des règles de sélection des documents numériques a archiver : validation de liste d’éditeurs et de publications, restriction à certains formats de fichiers (PDF, HTML).

Le document sauvegardé doit ainsi être accessible en ligne et identifiable : création d’un identifiant unique du document « Uniform Resource Name » (URN), gestion des copyright et de la production de métadonnées …

La politique d’archivage de la documentation électronique prendra en compte l’évolution technologie des supports et programmera suffisament à l’avance les mesures de convertions des données sur les nouveaux supports. Elle peut s’appuyer sur la Norme Z 42-013 concernant l’Archivage électronique :

Recommandations relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes, AFNOR, juillet 1999.

Mais d’autres normes internationales seront intégrées : recommandations européennes MoReq2, norme ISO 15489.

L’accès aux documents électroniques :

Le gestion des droit d’accès, dans un centre de ressources documentaires plus qu’ailleurs, est une question importante : de nombreuses publications scientifiques garantissent l’accès au texte électronique tant que l’abonnement est en cours ; en cas de résilliation, cet accès n’est plus garanti.

Il parfois prudent de conserver simultanément des abonnements papier. En fonction de la politique des éditeurs, il est aussi possible d’enregistrer une copie numérique du document et de le diffuser en interne après négociation des droits avec le CFC.

Le mouvement des archives ouvertes remet en cause ce modèle économique : il se fonde sur l’espérimentation lancée en 1991 par la bibliothèque de l’Université de Cornell : le projet ArXiv « Open access to 478,265 e-prints in Physics, Mathematics, Computer Science, Quantitative Biology and Statistics » vise à favoriser l’échange des connaissances scientifiques par le libre accès au publications des chercheurs.

La Déclaration de Berlin et le projet Drivers (Digital Repositories Infrastructure Vision for European Research = la vision d’un réseau de dépôts numériques européens pour la dissémination et la mise à disposition de la recherche scientifique) institutionnalise ce modèle de diffusion en Europe.

Son succès est tel que les éditeurs scientifiques acceptent maintenant d’y participer : « Springer, un des plus grands éditeurs scientifiques, et l’UKB (la collaborisation entre la Bibliothèque Nationale des Pays-Bas et les Bibliothèques Universitaires) ont signé une déclaration de principes sur l’Accès Libre, afin d’étudier les possibilités vers une transformation vers le paradigme Accès Libre. » (Source : Driver).

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