– Notions d’archivistique

1. Qu’est ce qu’une archive ?

Le Conseil international des archives a défini la notion d’archives comme « l’ensemble des documents de toute nature, produits ou reçus par une personne physique ou morale, par un organisme public ou privé, résultat de son activité, organisé en conséquence de celle-ci et conservés en vue d’une utilisation éventuelle ».

Cet ensemble est constitué de documents hétérogènes dont des caractéristiques communes sont décrites par une terminologie précise:

  • un document d’archives considéré isolément est appelé une pièce;
  • ces documents réunis pour le traitement d’une affaire sont souvent conservés matériellement dans une chemise cartonnée et parfois munie d’une sangle que l’on appelle liasse ;
  • lorsqu’une personne ou une institution, dans le cours de ses activités, réunit plusieurs pièces pour traiter une affaire donnée, elle constitue un ensemble organique de document appelé dossier ;
  • tous les documents, pièces et dossiers, réunis et conservés par une personne ou une institution au cours de ses activités forment un tout que l’on appelle un fonds.

Aussi lorsque l’on veut désigner un fonds d’archives, on le fait toujours par référence à la personne (physique ou morale) qui a constitué le fonds, au producteur du fonds.

  • Les fonds d’archives publics sont ceux que produit une administration publique dans l’exercice de ses activités ; ils sont soumis à des statuts juridiques de droit public.
  • Les fonds d’archives privées sont ceux produits par une entreprise, une association ou une personne sont des fonds ; ils ont un statut juridique qui dépend de celui du producteur du fonds.

Il est important de connaître le régime légal qui s’applique aux différents fonds à conserver, car cela conditionne toute la chaîne de traitement archivistique et l’accès qui peut être donné aux documents.

2. Pourquoi conserver des archives ?

La conservation des archives répond à un quadruple intérêt :

  • faciliter la prise de décision : une bonne gestion des documents permettra à un organisme de disposer en permanence des informations utiles ;
  • garantir les droits en cas de litige : l’archive sert justifier les droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, et en cas de contestation, permet de posséder des preuves ;
  • sauvegarder la mémoire d’une institution ou d’une entreprise : l’archive permet d’identifier et préserver les documents essentiels et de valeur permanente ;
  • être en accord avec les lois et règlements : les documents produit ont une valeur légale qui se traduit par une durée de conservation spécifique.

3. Les trois « âges » des archives :

Le cycle de vie du document a été décrits par le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 :

  • Les archives courantes : dossiers vivants, conservés dans le bureau.
  • Les archives intermédiaires : dossiers clos, mais conservés pour des raisons d’activité du service ou de prescription légale.
  • Les archives définitives : dossiers présentant un intérêt historique et qui doivent donc être conservés définitivement.
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