– Conduire un projet d’archivage

Vous devez réaliser l’évaluation des opérations à mener dans le cadre d’une intervention sur un fonds d’archives. Il vous faudra pour cela bien respecter les étapes de la démarche projet décrite dans Conduire-un-projet-documentaire.

Cette fiche est en lien avec le mémo  Evaluer-un-service-archives

1. Cerner la demande :

La demande du commanditaire peut porter sur :

  • Le traitement des éliminations
  • Le traitement des versements
  • La mise en place d’un système de gestion et/ou de communication des documents (informatisation du fonds, tableau de gestion, mise à disposition…)
  • La formation des services versants au pré-archivage

2. Dresser un état des lieux :

Les paramètres à prendre en compte :

  • Les buts de l’archivage : sauvegarder, classer, éliminer, communiquer
  • Les valeurs des documents : légale (Durée d’Utilisation Administrative), adoptée par le client, patrimoniale (archives historiques), méthodologique (étude de marché ou dossier de travaux servant d’exemple)
  • Le cycle de vie des documents : archives courantes (dans les bureaux), intermédiaires (en attente de traitement), définitives (traitées)

L’analyse sera tout à la fois qualitative en quantitative (par exemple : Quels sont les services qui versent des archives, en quelle quantité, à quel rythme, etc…)

Archives existante/Situation actuelle :

  • Plan de classement ?
  • Tri quelconque (alpha., par nom d’affaire, chrono.) ?
  • Indications sur boites homogènes ?
  • Contenu correspond t-il aux indications ?
  • Quantité actuelle

3. Faire des propositions :

Vous devez dégager des priorités.

Les propositions seront échelonnées (définition des étapes d’interventions), chiffrées en durée et donc en coût ; vous devez tenir compte des paramètres suivants : un mètre linéaire par homme et par jour dans le cas d’un traitement avec tri et reconditionnement.

Même dans le cas d’un simple traitement des éliminations, les propositions mentionneront la méthodologie de l’intervention.

Vous devez privilégier les résultats visibles (rangement du local, disparition des cartons dans les couloirs…)

Propositions possible pour le :

  • Tri de l’existant
  • Tri et élimination
  • Classement général : archives administratives (compta, compte rendu, études, etc.) et archives affaires
  • Adopter une signalétique adéquate

Différents type de classement :

  • Classement par année puis par ordre alpha d’affaires
  • Classement uniquement chronologique (nécessite une gestion de fiches rigoureuse car l’accès direct n’est plus possible)

Établissement de recommandations :

  • circuit à suivre
  • date annuelle à fixer pour archivage (meilleur homogénéité dans classement)
  • date de destruction à faire figurer sur la boite
  • élaboration de fiches détaillée par affaire : outil de recherche manuel ou informatique
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