– Evaluer un service archives

J’ai élaboré cette grille d’analyse lors de missions d’archivage en mairie. Elle est à lire en lien avec le mémo Conduire-un-projet-d’archivage.

1. Connaissance de la structure

Situation et perspective de la commune

  • La commune est-elle périurbaine, rurale?
  • Quel est le nombre d’habitants et l’évolution démographique prévisible?
  • Quelle est son importance économique(présence de ZIRST, ZA, ZI, de grandes entreprises)?
  • La commune a-t-elle un fort passé historique?

Organigramme de la mairie

  • Existe-t-il un service des archives? Est-il directement rattaché au Secrétariat Général ou à une autre direction?
  • Quel est le responsable des archives? A-t-il plusieurs missions au sein de la mairie?

2. Moyens humains et budgétaires

Moyens humains

  • Quel est le personnel mis a disposition, pour le traitement, pour la gestion des communications?
  • Les autres services sont-ils sensibilisés aux problématiques des archives?

Moyens financiers

  • Le service d’archive dispose t-il d’une autonomie budgétaire?
  • Quels sont les moyens financiers affectés au traitement des archives? A la formation des services?
  • Quel est le financement qu’il est possible d’espérer pour conduire la mission ? A quelle date (vote des budgets)?

3. Système de gestion

Cycle de vie des documents

  • Quels sont les différents services qui produisent des archives? En quel quantité?
  • Quel est le rythme de versement des archives, la périodicité, la quantité d’arriéré présent dans les bureaux?
  • Comment est organisé le système de versement: est ce que les services versants trient leurs archives intermédiaires?

Gestion par service

  • Chaque service pratique t-il en amont du versement le pré-archivagesur les points suivants: tri des dossiers, conditionnement, alimentation de la base de données?
  • Avez-vous mis en place dans chaque service versant des tableaux de gestion comprenant une typologie des documents et leur durée de conservation?
  • Y a-t-il un contrôle a posteriori des versements des services par un référent ?

Moyens d’accès à l’information

  • Quels sont les moyens d’accès aux documents? existe t-il un système informatisé de gestion des archives? et si oui quel est le logiciel utilisé, bureautique (word, Excel), autre?
  • Le logiciel est-il installé en réseau, accessible au service versant?
  • Quel sont les documents qui peuvent être édités par la base: bordereaux de conservation, d’élimination..

4. Fonds d’archives

Traitement des fonds

  • Le mode de classement global des fonds est-il «thématique» ou chronologique ?
  • Est que toutes les unités archivistiques présentes sont cotées?
  • Y a-t-il des récolements intermédiaires (liste des éliminations annuelles, liste des documents historiques)?

Conditionnement des documents

  • Comment sont classés les documents dans les boites (dossiers en provenance de plusieurs services dans une même boite)?
  • Comment sont conditionnés les documents dans les boites d’archives(liasses rangées dans des sous-chemises, dossiers conditionnés dans des pochettes)?
  • Au moment du traitement, avez-vous remplacé les attaches métalliques (coins, trombones, épingles) et élastiques par des chemises?

5. Espace de stockage

Gestion de l’espace et mobilier

  • Existe-t-il un lieu de stockage dédié aux archives, si oui, sont-ils placés sur des rayonnages ou dans des meubles?
  • Les magasins contiennent – ils uniquement des documents d’archives(ils ne sont pas encombrés par du stock de fournitures, des objets divers ou des équipements?).
  • Quelle est l’accessibilité aux documents? sont-ils directement accessibles sans avoir à en déplacer d’autres?

Fonctionnalité des locaux

  • Y a-t-il des salles distinctes pour les actions de tri, stockage et consultation?
  • Existe-t-il un système pour faciliter le repérage? Les magasins et les rayonnages sont-ils pourvus d’un marquage visible (codes, lettres, chiffres …), éventuellement reporté sur un plan simple?
  • Les fonds éliminables à termes (5-10 ans) sont-ils regroupés à part?

Entretien et maintenance des locaux

  • Quel est l’état des locaux? Un dépoussiérage, à l’aspirateur, des fonds et des rayonnages est-il prévu? Le sol des magasins est-il régulièrement nettoyé?

6. Communication et manipulation

Consultation

  • Existe-t-il des documents du type règlement intérieur mentionnant les interdictions et les recommandations utiles, rédigés à l’attention des utilisateurs des archives?
  • Comment s’effectue la consultation des archives? S’il y a effectivement un système les fiches ou registres d’inscription sont-ils conservés?
  • Les lecteurs son-ils surveillés en permanence?
  • Quels sont les équipement disponibles dans la salle de consultation pour la lecture des différents supports présents: microfilm, microfiches, CD-R…..?
  • Les utilisateurs consultent-ils les documents originaux ou des copies?

Prêts

  • La fonction de prêt des documents existe-t-elle? Si oui comment est-elle gérer? Tout document qui sort du service (prêt, exposition ou restauration) est-il préalablement reproduit?
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