Dans un contexte réglementaire où les besoins de traçabilité des documents numériques sont croissants, les entreprises et collectivités doivent s’appuyer sur les recommandations de Moreq 2 (Modèle d’exigences pour l’organisation de l’archivage électronique), qui définissent un cadre pour l’archivage électronique.

Moreq2 reprend les éléments fonctionnels de la norme de gestion des documents d’archives ISO 15489. Le texte et la description de la norme sont disponibles en anglais sur le site web de la Commission Européenne et depuis peu en français sur le site de la DAF.

En matière d’archivage numérique probant, la signature électronique par l’émetteur est indispensable a un document qui doit à la fois être dématérialisé et avoir une valeur légale.

La définition légale de la signature électronique est fixée par l’article 1316-4 du Code Civil : elle « consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache ». Elle est définie dans Moreq2 par le chapitre 10.7 : « La signature électronique (parfois appelée signature numérique) consiste en une information qui est attachée ou logiquement reliée à une autre information, par exemple un document électronique à archiver, et qui sert de moyen d’authentification. »

La signature résulte donc de l’association de trois éléments : un document daté, un cryptage et un certificat.

• Le cryptage permet de protéger les informations, de chiffrer des fichiers ou des zones de fichiers et de désigner les utilisateurs qui ont les droits d’accès à ces zones. Il est généré par la combinaison de deux clés : une « privée » spécifique au signataire, et une « publique » fournie par un tiers certificateur. Il revient au signataire de garder sous son contrôle le dispositif de création de sa signature électronique, au risque de voir sa responsabilité engagée.
• Le certificat établit une correspondance entre une personne, une identité et une clé publique; il permet de vérifier la probité de la clé publique envoyée par un correspondant employant une signature électronique. L’entreprise ou la collectivité émettrice garde la maîtrise juridique et administrative de délivrance des certificats numériques, établit le lien entre une personne et un certificat. L’agent certifié peut alors effectuer des téléprocédures : TéléTVA, URSSAF …
• Enfin, un jeton d’horodatage va dater le document en liant de façon indissociable une heure, une date  et une empreinte.

Certaines lois exigent la conservation intégrale d’une signature pour être probante, tandis que d’autres exigent seulement la conservation des métadonnées de signature.

Ainsi, une des exigences de Mored2 dans la mise en place d’un système d’archivage électronique dit « SAE » consiste dans le respect des normes nationales concernant l’admissibilité en preuve des documents électroniques. Le SAE doit aussi réserver les fonctions système et les actions associées aux seuls administrateurs. Il doit enfin interdire toute modification de document signé et produire une alerte si quelqu’un tente de capturer un document incomplet ou incohérent.

Si Moreq2 est un bon outil pour le choix d’un SAE dans le cadre de l’archivage numérique probant, il conviendra aussi au record manager de s’appuyer sur la norme NF Z 42-01, qui énonce un ensemble de spécifications concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques…

Il s’agit donc de bien gérer la multiplication et l’hétérogénèité des supports de diffusion de l’information : pour trouver l’information pertinente, il faut tout d’abord l’avoir correctement conservée et référencée.

La conservation des données :

Quelques bonnes pratiques peuvent inspirer les documentalistes, notamment celles de nos voisins allemands, pays où le dépôt légal a été étendu au publications numériques, journaux en ligne, publications en réseau : devant la masse d’information a sauvegarder, les bibliothécaires de la Deutsche NationalBibliothek ont établis des règles de sélection des documents numériques a archiver : validation de liste d’éditeurs et de publications, restriction à certains formats de fichiers (PDF, HTML).

Le document sauvegardé doit ainsi être accessible en ligne et identifiable : création d’un identifiant unique du document « Uniform Resource Name » (URN), gestion des copyright et de la production de métadonnées …

La politique d’archivage de la documentation électronique prendra en compte l’évolution technologie des supports et programmera suffisament à l’avance les mesures de convertions des données sur les nouveaux supports. Elle peut s’appuyer sur la Norme Z 42-013 concernant l’Archivage électronique :

Recommandations relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes, AFNOR, juillet 1999.

Mais d’autres normes internationales seront intégrées : recommandations européennes MoReq2, norme ISO 15489.

L’accès aux documents électroniques :

Le gestion des droit d’accès, dans un centre de ressources documentaires plus qu’ailleurs, est une question importante : de nombreuses publications scientifiques garantissent l’accès au texte électronique tant que l’abonnement est en cours ; en cas de résilliation, cet accès n’est plus garanti.

Il parfois prudent de conserver simultanément des abonnements papier. En fonction de la politique des éditeurs, il est aussi possible d’enregistrer une copie numérique du document et de le diffuser en interne après négociation des droits avec le CFC.

Le mouvement des archives ouvertes remet en cause ce modèle économique : il se fonde sur l’espérimentation lancée en 1991 par la bibliothèque de l’Université de Cornell : le projet ArXiv « Open access to 478,265 e-prints in Physics, Mathematics, Computer Science, Quantitative Biology and Statistics » vise à favoriser l’échange des connaissances scientifiques par le libre accès au publications des chercheurs.

La Déclaration de Berlin et le projet Drivers (Digital Repositories Infrastructure Vision for European Research = la vision d’un réseau de dépôts numériques européens pour la dissémination et la mise à disposition de la recherche scientifique) institutionnalise ce modèle de diffusion en Europe.

Son succès est tel que les éditeurs scientifiques acceptent maintenant d’y participer : « Springer, un des plus grands éditeurs scientifiques, et l’UKB (la collaborisation entre la Bibliothèque Nationale des Pays-Bas et les Bibliothèques Universitaires) ont signé une déclaration de principes sur l’Accès Libre, afin d’étudier les possibilités vers une transformation vers le paradigme Accès Libre. » (Source : Driver).