1. Qu’est sont les spécificités légales de conservation ?

Les communes sont propriétaires de leurs archives à l’exception de certains documents comme l’état civil ou le cadastre, dont la propriété demeure à l’Etat.

• Les archives communales sont des documents publics, imprescriptibles et inaliénables : elles font partie du domaine public de la commune. Elles ne peuvent, en aucun cas, être aliénées ni détruites sans autorisation de l’Etat. Elles ne peuvent pas être confiées à un tiers.
• Les archives doivent être conservées dans un bâtiment public, garantie de leur intégrité et de l’accès de chaque citoyen.
• En cas de suppression d’une commune, les documents appartenant à la commune qui disparaît doivent être versés aux Archives départementales.
• En cas de fusion de communes, les documents des communes antérieurs à la fusion ne doivent pas être mélangé.

Des règles spécifiques s’appliquent aux communes de moins de 2000 habitants. Sauf dérogation accordée par le représentant de l’Etat dans le département sur la demande du maire, les documents suivants sont obligatoirement versé aux Archives Départementales :

• les registres et actes de l’état civil ayant plus de 150 ans,
• les plans et registres cadastraux ayant cessé d’être en service depuis au moins 30 ans,
• les documents d’archives de plus de 100 ans.

2. Quelle est la responsabilité du maire ?

Le Maire est responsable des archives de sa commune, civilement et pénalement (art. 193 et 254 du Code Pénal). Il répond à une obligation de conservation :

• pour la gestion des affaires communales ;
• pour la justification des droits de la commune ;
• pour la sauvegarde de la mémoire de la commune.

Aujourd’hui, les archives communales sont des documents uniques. Souvent, les pièces transmises aux autres administrations et collectivités (Préfecture, DDE, tribunal, etc.) sont détruites.

La responsabilité des maires a été accrue par les lois de décentralisation de 1983. Il doit maintenant répondre à une obligation de dépense dans le budget municipale :

« les frais de conservation des archives communales et du recueil des actes administratifs du département et, pour les communes chefs-lieux de canton, les frais de conservation du Journal officiel » (art. L. 2321-2 du Code Général des Collectivités Territoriales).

3. Quel est le rôle de l’Etat et des Archives Départementales ?

L’Etat assure le contrôle scientifique et technique des fonds, qui l’exerce par l’intermédiaire du directeur des Archives départementales.

L’Etat établit un récolement à chaque changement de mandature : Un procès verbal de décharge et de prise en charge des archives communales doit être établi à chaque changement de maire ou renouvellement de municipalité. Il transfère la responsabilité des archives de l’ancien au nouveau maire le décharge des disparitions éventuelles survenues avant son arrivée.

L’Etat contrôle l’aménagement des locaux d’archives : les travaux effectués doivent être soumis au Préfet pour autorisation et visa.