Dans un contexte réglementaire où les besoins de traçabilité des documents numériques sont croissants, les entreprises et collectivités doivent s’appuyer sur les recommandations de Moreq 2 (Modèle d’exigences pour l’organisation de l’archivage électronique), qui définissent un cadre pour l’archivage électronique.

Moreq2 reprend les éléments fonctionnels de la norme de gestion des documents d’archives ISO 15489. Le texte et la description de la norme sont disponibles en anglais sur le site web de la Commission Européenne et depuis peu en français sur le site de la DAF.

En matière d’archivage numérique probant, la signature électronique par l’émetteur est indispensable a un document qui doit à la fois être dématérialisé et avoir une valeur légale.

La définition légale de la signature électronique est fixée par l’article 1316-4 du Code Civil : elle « consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache ». Elle est définie dans Moreq2 par le chapitre 10.7 : « La signature électronique (parfois appelée signature numérique) consiste en une information qui est attachée ou logiquement reliée à une autre information, par exemple un document électronique à archiver, et qui sert de moyen d’authentification. »

La signature résulte donc de l’association de trois éléments : un document daté, un cryptage et un certificat.

• Le cryptage permet de protéger les informations, de chiffrer des fichiers ou des zones de fichiers et de désigner les utilisateurs qui ont les droits d’accès à ces zones. Il est généré par la combinaison de deux clés : une « privée » spécifique au signataire, et une « publique » fournie par un tiers certificateur. Il revient au signataire de garder sous son contrôle le dispositif de création de sa signature électronique, au risque de voir sa responsabilité engagée.
• Le certificat établit une correspondance entre une personne, une identité et une clé publique; il permet de vérifier la probité de la clé publique envoyée par un correspondant employant une signature électronique. L’entreprise ou la collectivité émettrice garde la maîtrise juridique et administrative de délivrance des certificats numériques, établit le lien entre une personne et un certificat. L’agent certifié peut alors effectuer des téléprocédures : TéléTVA, URSSAF …
• Enfin, un jeton d’horodatage va dater le document en liant de façon indissociable une heure, une date  et une empreinte.

Certaines lois exigent la conservation intégrale d’une signature pour être probante, tandis que d’autres exigent seulement la conservation des métadonnées de signature.

Ainsi, une des exigences de Mored2 dans la mise en place d’un système d’archivage électronique dit « SAE » consiste dans le respect des normes nationales concernant l’admissibilité en preuve des documents électroniques. Le SAE doit aussi réserver les fonctions système et les actions associées aux seuls administrateurs. Il doit enfin interdire toute modification de document signé et produire une alerte si quelqu’un tente de capturer un document incomplet ou incohérent.

Si Moreq2 est un bon outil pour le choix d’un SAE dans le cadre de l’archivage numérique probant, il conviendra aussi au record manager de s’appuyer sur la norme NF Z 42-01, qui énonce un ensemble de spécifications concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques…

Vous devez réaliser l’évaluation des opérations à mener dans le cadre d’une intervention sur un fonds d’archives. Il vous faudra pour cela bien respecter les étapes de la démarche projet.

1. Cerner la demande :

La demande du commanditaire peut porter sur :

• Le traitement des éliminations
• Le traitement des versements
• La mise en place d’un système de gestion et/ou de communication des documents (informatisation du fonds, tableau de gestion, mise à disposition…)
• La formation des services versants au pré-archivage

2. Dresser un état des lieux :

Les paramètres à prendre en compte :

• Les buts de l’archivage : sauvegarder, classer, éliminer, communiquer
• Les valeurs des documents : légale (Durée d’Utilisation Administrative), adoptée par le client, patrimoniale (archives historiques), méthodologique (étude de marché ou dossier de travaux servant d’exemple)
• Le cycle de vie des documents : archives courantes (dans les bureaux), intermédiaires (en attente de traitement), définitives (traitées)

L’analyse sera tout à la fois qualitative en quantitative (par exemple : Quels sont les services qui versent des archives, en quelle quantité, à quel rythme, etc…)

Archives existante/Situation actuelle :

• Plan de classement ?
• Tri quelconque (alpha., par nom d’affaire, chrono.) ?
• Indications sur boites homogènes ?
• Contenu correspond t-il aux indications ?
• Quantité actuelle

3. Faire des propositions :

Vous devez dégager des priorités.

Les propositions seront échelonnées (définition des étapes d’interventions), chiffrées en durée et donc en coût ; vous devez tenir compte des paramètres suivants : un mètre linéaire par homme et par jour dans le cas d’un traitement avec tri et reconditionnement.

Même dans le cas d’un simple traitement des éliminations, les propositions mentionneront la méthodologie de l’intervention.

Vous devez privilégier les résultats visibles (rangement du local, disparition des cartons dans les couloirs…)

Propositions possible pour le :

• Tri de l’existant
• Tri et élimination
• Classement général : archives administratives (compta, compte rendu, études, etc.) et archives affaires
• Adopter une signalétique adéquate

Différents type de classement :

• Classement par année puis par ordre alpha d’affaires
• Classement uniquement chronologique (nécessite une gestion de fiches rigoureuse car l’accès direct n’est plus possible)

Etablissement de recommandations :

• circuit à suivre
• date annuelle à fixer pour archivage (meilleur homogénéité dans classement)
• date de destruction à faire figurer sur la boite
• élaboration de fiches détaillée par affaire : outil de recherche manuel ou informatique

Archives d'Assy » Bye provisoire

Blog d’un archiviste suisse sur l’archivage des documents électroniques, la numérisation des documents et leur diffusion en ligne.

Sous la poussière » La Déclaration universelle sur les archives: que peut-on en faire?

Dans les bas-fonds de l'archiviste… » Ahahah le Pôle Emploi !

PhD-Blognotes » Esquisse de bibliographie

ICA – Kuala Lumpur 2008 Actualités / News » Invitation à tous les intervenants du 16ème Congrès international des archives à soumettre les articles pour une éventuelle publication dans Comma

Ce seminaire s’appuye sur un réseau de recherche à dimension internationale qui a pour objectifs la définition et l´étude des traces matérielles et immatérielles des activités de communication développées par des entreprises de service public à vocation commerciale, plus particulièrement dans les secteurs de
l´énergie et des transports publics.

Voici les séances de reflexion restantes a cette date :

• Mardi 11 mars 2008, Paris, RATP, 54, quai de La Rapée, 75599 Paris cedex
  12, salle A6152 (bâtiment A, 6e étage, se munir d´une pièce d´identité)
  Séance 5- Communiquer par la presse d´entreprise : du papier au multimedia

• Mercredi 2 avril 2008, 14h 30, Annecy, archives départementales de
  Haute-Savoie, 37 bis avenue de la Plaine, 74000 Annecy
  Séance 6- T-Shirt, stylo et porte-clés : problématique de l´objet
  publicitaire.

• AAF

Le site de l’Association des archivistes Français possède un espace privée, ouvert aux adhérents, riche de dossiers à caractère méthodologique et technique…

• ABF

Le site de l’Association des Bibliothécaires Français.

• ABU

L’Association des Bibliophiles Universels favorise le développement des supports électroniques permettant la libre manipulation de l’information, par la constitution d’un vaste corpus de textes numérisés.

• ADBDP

L’Association des Directeurs de Bibliothèque Départementale de Prêt propose un site internet informatif et militant contenant de nombreuses propositions de réforme, qui concernent notamment le recrutement dans le filière culturelle de la FTP.

• ADBGV

L’Association des Directeurs des Bibliothèques des Grandes Villes de France vous présente ses projets d’échange des savoirs dans de nombreux domaines (plannings de service public, acquisitions, gestion des ressources humaines, nouveau code des marchés publics…).

• ADBS

Site des professionnels de la documentation, ADBS.fr passe au web 2.0 et contient de nombreuses nouveautés : une organisation des contenus fondée sur une approche thématique ; des services plus accessibles (mise en ligne pour tous du guide Emploi, textes intégraux de Documentaliste) ; une navigation plus aisée avec le rappel du « chemin » en haut de page ; un répertoire de sites web régionaux ; des listes de diffusion.

• ADDNB

L’Association pour le Développement des Documents Numériques en Bibliothèque a pour but de favoriser le dialogue avec les éditeurs concernant le prêt de documents électroniques. Synthèses sur le sujet, forum, agenda et articles en ligne mettent l’expérience de l’association au service de tous.

• Hermine

Réalisé par la COBB (Agence de Coopération des Bibliothèques de Bretagne), Hermine est un service d’information sur la Bretagne fondé sur un réseau de professionnels de la documentation et des bibliothèques.

• Poledoc

Pôle documentation est constitué de documentaliste en recherche d’emploi qui ont décidé de mutualiser l’information professionnelle sur le modèle des réseaux sociaux comme Viadeo.

• Universalistes

Le serveur d’Universalistes, le répertoire des principales listes de diffusion interprofessionnelles, vous permet de vous inscrire à Biblio.fr (pour les bibliothèques) ou à Adbs.infos (pour la documentation), ainsi qu’à des listes de discussion plus pécialisées, ayant pour objet un logiciel (le SGBD Oracle) ou un groupe de travail (Couperin).