Vous devez en premier lieu Réfléchir aux marges de manœuvre possibles : elles dépendent de la taille et de la fonction du centre de ressources évalué.

Par exemple :

• On ne peut pas transposer l’analyse d’un système documentaire d’un grand à un petit centre, d’un centre encyclopédique à un centre spécialisé : on peut refaire le plan de classement des documents à APUI, pas à la BU. Dans ce deuxième cas, si le plan est inadapté, il faut trouver des compensations : duplication par fantôme, rappels etc…
• On ne doit pas changer toutes les habitudes de travail sous prétexte de rationalisation des pratiques. Si certains utilisateurs ont un besoin permanent de documents et les gardent dans leur bureau, il ne faut pas chercher à les rassembler dans un « centre » de documentation, mais informer les autres utilisateurs potentiels de cette localisation (cote signifiante, intranet éventuel)

NB : On peut trouver des quantités d’exemples, ce qui est important c’est de réfléchir entre l’audit et les propositions aux limites du possible et du souhaitable (y compris sur le plan budgétaire !) L’optimisation consistera à obtenir le meilleur rapport qualité/prix (financier, en dérangement).

2. Quelques éléments de choix :

Localisation et rangement physique :

• Ouvrages : dans quel cas adopter un classement thématique, chronologique, mixte ? Quels sont les avantages, inconvénients, compensations ?
• Revues : penser à leur différentiation (revues techniques, revues « kleenex » , durée de vie à apprécier …), à leur circulation et à leur archivage.
• Dossiers thématiques : organisation de leur accessibilité, repérage, mise à jour,etc…
• Documents produits en interne : (projets, rapports, procédures, dossiers administratifs); penser à leur traçabilité, aux problèmes de confidentialité…

Moyens d’accès (avec le meilleur taux de pertinence et de rappel) :

• Libre accès, signalétique signifiante (problème de place, d’accessibilité, de complexité).
• Passage par un document secondaire de type hiérarchisé (classification), de type combinatoire (entre des éléments clés tels que concepts, auteurs, dates, lieux…), ou mixte

Moyens de diffusion et/ou de mise à disposition :

• Information des ayants-droit sur le fonds et sur les nouveautés…
• Catalogues (ou simple interrogation de la base de données), dates de révision.
• Adressage personnel (profils)
• Revues de presse, veille interne.
• Circulation de l’information par intranet , mise à disposition des documents.
• Choix des supports, etc…

3. Quelques principes de précaution :

Penser d’abord : le but, puis la méthode, puis la technique

• Mieux vaut un système simple et fiable qu’un système trop ambitieux…qui risque d’être sous utilisé et peut-être même pas mis à jour
• L’informatique est un outil parmi d’autres, sans doute celui qui offre les possibilités les plus variées, mais qui a aussi ses lourdeurs.

Expliquer l’importance de tout ce qui ne parait pas productif, surtout pour les habitués d’internet :

• les outils intermédiaires (notamment linguistiques : lexique contrôlé, classification…)
• la réflexion sur le paramétrage
• les tests, les projets pilotes

S’assure des modalités pratiques de toutes les opérations (qui a fait quoi ?) pour être sûrs de la qualité des chaînes de traitement des documents ou de l’information.

Penser faisable (coût, temps, qualification), acceptable, valorisable (politiquement), évolutif, attractif (facile à gérer, facile à utiliser)

Biblibre, dirigé par Nicolas Morin, père de Bibliosession, est une SSII qui élabore à partir de logiciels libres des solutions de gestion documentaire : son blog d’entreprise est aussi un outil de veille sur le « libre »…

Ce blog d’un documentaliste hospitalier explore le domaine des archives ouvertes et de la documentation technique spécialisée.

Docinfos, le blog de Joumana Boustany, Maître de conférences à l’Université Paris Descartes – IUT, comporte un dictionnaire trilingue Anglais-français-arabe, un moteur de recherche sur les blogs, des bibliographies sélectives…

KM Actu – management des connaissances – gestion des connaissances » Nouveauté KMactu

Descripteurs est le site de Sylvie Dalbin dédié aux thésaurus et autres vocabulaires contrôlés pour l’accès à l’information.

Descripteurs » Partie 2 de la norme ISO 25964 sur l'interopérabilité – consultable en ligne

Blog de Clotilde Vaissaire, documentaliste indépendante, qui souhaite faire partager ses découvertes et son enthousiasme pour les outils du Web.

Klog » Alain Patez rejoint CF2ID

Sémantiques » Thes’Envir, un nouveau thesaurus dans le domaine de l’environnement

Cet intéressant exercice pédagogique de création d’un blog « actualités » puis d’un blog « dossier documentaire » à l’Ecole de bibliothécaires documentalistes est maintenant renouvelé depuis plusieurs année.

» Dossiers documentaires 2007

« Veilleurs, knowledge-managers, documentalistes, gestionnaires de l’information… moteurs de la performance de l’entreprise ? »

le jeudi 27 mars 2008 de 9h à 14h00

à l’IUT2 de Grenoble

Au programme, table ronde et débats animés par Armelle Thomas, consultante Inforizon avec notamment la participation de Séverine Verguet, chef de projet veille informative à la Chambre de Métiers et de l’Artisanat de la Haute-Savoie, Richard Collin, professeur à Grenoble Ecole de Management et Joëlle Chorot, service Documentation STMicroelectronics.

• AAF

Le site de l’Association des archivistes Français possède un espace privée, ouvert aux adhérents, riche de dossiers à caractère méthodologique et technique…

• ABF

Le site de l’Association des Bibliothécaires Français.

• ABU

L’Association des Bibliophiles Universels favorise le développement des supports électroniques permettant la libre manipulation de l’information, par la constitution d’un vaste corpus de textes numérisés.

• ADBDP

L’Association des Directeurs de Bibliothèque Départementale de Prêt propose un site internet informatif et militant contenant de nombreuses propositions de réforme, qui concernent notamment le recrutement dans le filière culturelle de la FTP.

• ADBGV

L’Association des Directeurs des Bibliothèques des Grandes Villes de France vous présente ses projets d’échange des savoirs dans de nombreux domaines (plannings de service public, acquisitions, gestion des ressources humaines, nouveau code des marchés publics…).

• ADBS

Site des professionnels de la documentation, ADBS.fr passe au web 2.0 et contient de nombreuses nouveautés : une organisation des contenus fondée sur une approche thématique ; des services plus accessibles (mise en ligne pour tous du guide Emploi, textes intégraux de Documentaliste) ; une navigation plus aisée avec le rappel du « chemin » en haut de page ; un répertoire de sites web régionaux ; des listes de diffusion.

• ADDNB

L’Association pour le Développement des Documents Numériques en Bibliothèque a pour but de favoriser le dialogue avec les éditeurs concernant le prêt de documents électroniques. Synthèses sur le sujet, forum, agenda et articles en ligne mettent l’expérience de l’association au service de tous.

• Hermine

Réalisé par la COBB (Agence de Coopération des Bibliothèques de Bretagne), Hermine est un service d’information sur la Bretagne fondé sur un réseau de professionnels de la documentation et des bibliothèques.

• Poledoc

Pôle documentation est constitué de documentaliste en recherche d’emploi qui ont décidé de mutualiser l’information professionnelle sur le modèle des réseaux sociaux comme Viadeo.

• Universalistes

Le serveur d’Universalistes, le répertoire des principales listes de diffusion interprofessionnelles, vous permet de vous inscrire à Biblio.fr (pour les bibliothèques) ou à Adbs.infos (pour la documentation), ainsi qu’à des listes de discussion plus pécialisées, ayant pour objet un logiciel (le SGBD Oracle) ou un groupe de travail (Couperin).