Vous devez en premier lieu Réfléchir aux marges de manœuvre possibles : elles dépendent de la taille et de la fonction du centre de ressources évalué.

Par exemple :

• On ne peut pas transposer l’analyse d’un système documentaire d’un grand à un petit centre, d’un centre encyclopédique à un centre spécialisé : on peut refaire le plan de classement des documents à APUI, pas à la BU. Dans ce deuxième cas, si le plan est inadapté, il faut trouver des compensations : duplication par fantôme, rappels etc…
• On ne doit pas changer toutes les habitudes de travail sous prétexte de rationalisation des pratiques. Si certains utilisateurs ont un besoin permanent de documents et les gardent dans leur bureau, il ne faut pas chercher à les rassembler dans un « centre » de documentation, mais informer les autres utilisateurs potentiels de cette localisation (cote signifiante, intranet éventuel)

NB : On peut trouver des quantités d’exemples, ce qui est important c’est de réfléchir entre l’audit et les propositions aux limites du possible et du souhaitable (y compris sur le plan budgétaire !) L’optimisation consistera à obtenir le meilleur rapport qualité/prix (financier, en dérangement).

2. Quelques éléments de choix :

Localisation et rangement physique :

• Ouvrages : dans quel cas adopter un classement thématique, chronologique, mixte ? Quels sont les avantages, inconvénients, compensations ?
• Revues : penser à leur différentiation (revues techniques, revues « kleenex » , durée de vie à apprécier …), à leur circulation et à leur archivage.
• Dossiers thématiques : organisation de leur accessibilité, repérage, mise à jour,etc…
• Documents produits en interne : (projets, rapports, procédures, dossiers administratifs); penser à leur traçabilité, aux problèmes de confidentialité…

Moyens d’accès (avec le meilleur taux de pertinence et de rappel) :

• Libre accès, signalétique signifiante (problème de place, d’accessibilité, de complexité).
• Passage par un document secondaire de type hiérarchisé (classification), de type combinatoire (entre des éléments clés tels que concepts, auteurs, dates, lieux…), ou mixte

Moyens de diffusion et/ou de mise à disposition :

• Information des ayants-droit sur le fonds et sur les nouveautés…
• Catalogues (ou simple interrogation de la base de données), dates de révision.
• Adressage personnel (profils)
• Revues de presse, veille interne.
• Circulation de l’information par intranet , mise à disposition des documents.
• Choix des supports, etc…

3. Quelques principes de précaution :

Penser d’abord : le but, puis la méthode, puis la technique

• Mieux vaut un système simple et fiable qu’un système trop ambitieux…qui risque d’être sous utilisé et peut-être même pas mis à jour
• L’informatique est un outil parmi d’autres, sans doute celui qui offre les possibilités les plus variées, mais qui a aussi ses lourdeurs.

Expliquer l’importance de tout ce qui ne parait pas productif, surtout pour les habitués d’internet :

• les outils intermédiaires (notamment linguistiques : lexique contrôlé, classification…)
• la réflexion sur le paramétrage
• les tests, les projets pilotes

S’assure des modalités pratiques de toutes les opérations (qui a fait quoi ?) pour être sûrs de la qualité des chaînes de traitement des documents ou de l’information.

Penser faisable (coût, temps, qualification), acceptable, valorisable (politiquement), évolutif, attractif (facile à gérer, facile à utiliser)

Comment définir la conduite de projet ? Il s’agit de l’organisation méthodologique mise en œuvre dans un souci d’efficacité et de rentabilité pour que le résultat de la mission réponde aux objectifs fixés par le commanditaire : identification des intervenants, définition de la demande, audit, propositions d’actions (chiffrées en temps et coût), échéancier, rapports d’étape, livrables.

Vous trouverez ici quelques illustrations de cette démarche en archivage et documentation.