Un système d’information documentaire est un dispositif informatique tout à la fois globale et personnalisable, intégré à un portail d’université ou d’entreprise, qui fédère des recherches d’information hétérogènes.

Un bon SID doit est évolutif :

• il intègrera un SIGB, la recherche fédérée, un CMS et il sera OpenUrl.
• Il doit pouvoir méler des ressources documentaires classiques et électroniques;
• il sera intégré aux intranet et extranet de l’entreprise et favorisera le travail collaboratif….

La démarche type :

• Analyser : les missions de l’institution, les objectifs du projetbien estimer la charge d’intégration des différents modules (SIGB, CMS, etc.).
• concevoir : définir des groupes d’usagers et des scenarios pour chacun; définir un système de « brique » modulaires (les nouveaux entrants sur ce marché présentent tous des solutions interopérables, XML, PHP, SQL).
• Evaluer : création d »un prototype et test avec des usagers

Le phasage du projet :

L’appel d’offre unique est à éviter. Un calendrier de dépoiement sur deux ans n’est plus adapté à l’évolution technologique rapide des systèmes d’information :

• la préparation du projet prendra déjà près de six mois (rédaction des cahiers des charges, CCAP, CCTP, appels d’offre, passage en commission), la mise en place du SIG se fera en six mois, puis les réglages en autant de temps.
• Si on ajoute 8 mois pour la mise en place d’un moteur de recherche fédérée et d’un résolveur de liens, la distance entre le choix des outils et la la fin déploiement sera de 2 ou 3 ans !

Les points importants

• Il faudra travailler soigneusement l’interface : l’ergonomie est fondamentale, et le SID doit proposer des contenus riches et diversifiés, ainsi que des tutoriels pour une utilisation autonome.
• Le système mis en place doit être évolutif: l’interface sera modifiable à tout moment (ajout de fonctionnalité).

La réussite du projet sera conditionnée par la méthodologie, les moyens financiers, la mise à disposition de personnel, la qualité du suivi.