Un système d’information documentaire est un dispositif informatique tout à la fois globale et personnalisable, intégré à un portail d’université ou d’entreprise, qui fédère des recherches d’information hétérogènes.

Un bon SID doit est évolutif :

• il intègrera un SIGB, la recherche fédérée, un CMS et il sera OpenUrl.
• Il doit pouvoir méler des ressources documentaires classiques et électroniques;
• il sera intégré aux intranet et extranet de l’entreprise et favorisera le travail collaboratif….

La démarche type :

• Analyser : les missions de l’institution, les objectifs du projetbien estimer la charge d’intégration des différents modules (SIGB, CMS, etc.).
• concevoir : définir des groupes d’usagers et des scenarios pour chacun; définir un système de « brique » modulaires (les nouveaux entrants sur ce marché présentent tous des solutions interopérables, XML, PHP, SQL).
• Evaluer : création d »un prototype et test avec des usagers

Le phasage du projet :

L’appel d’offre unique est à éviter. Un calendrier de dépoiement sur deux ans n’est plus adapté à l’évolution technologique rapide des systèmes d’information :

• la préparation du projet prendra déjà près de six mois (rédaction des cahiers des charges, CCAP, CCTP, appels d’offre, passage en commission), la mise en place du SIG se fera en six mois, puis les réglages en autant de temps.
• Si on ajoute 8 mois pour la mise en place d’un moteur de recherche fédérée et d’un résolveur de liens, la distance entre le choix des outils et la la fin déploiement sera de 2 ou 3 ans !

Les points importants

• Il faudra travailler soigneusement l’interface : l’ergonomie est fondamentale, et le SID doit proposer des contenus riches et diversifiés, ainsi que des tutoriels pour une utilisation autonome.
• Le système mis en place doit être évolutif: l’interface sera modifiable à tout moment (ajout de fonctionnalité).

La réussite du projet sera conditionnée par la méthodologie, les moyens financiers, la mise à disposition de personnel, la qualité du suivi.

Des lois de l’informatique

La mutation actuelle des bibliothèques est l’une des (petites) conséquences de notre entrée dans la société de l’information : une révolution technologique aussi bien que mentale, le passage des réseaux restreints de diffusion de l’information à la gestion de l’abondance informationnelle.

L’informatique documentaire a suivi ce chemin : dans les année 80, les systèmes de gestion documentaire étaient totalement indépendants de l’environnement extérieur à la bibliothèque ; leur coeur étaient le SIGB, un progiciel qui automatise en partie les taches de gestion des fonds (consultation, réservation, prêts, bulletinage, cataloguage…).

Puis, avec l’aide de bibliothécaire bienveillants qui les ont formés à l’interrogation du catalogue, les usagers se sont emparés de l’outil.

Une étape décisive à été franchie à l’aube du millénaire : la démocratisation de l’internet a permis l’accès à des ressources électronique en ligne. Le catalogue devient un espace de référence des documents sur

support papier ou électronique.

Du guichet électronique unique :

L’hétérogénéité des ressources informationnelles conduit à repenser les moyens d’accès à la bibliothèque : passerelle Z3950 (en voie d’abandon) pour l’interconnexion des catalogues, protocole documentaire spécifiques en accès HTTP, évolution vers le portail documentaire.

Cette évolution vers le guichet électronique unique est particulièrement importante à l’université :
l’étudiant passe du statut de lecteur à celui de producteur d’information ou bien, selon ses choix, à celui d’internaute anonyme sur les postes informatique du centre de documentation ; il souhaite pouvoir organiser de manière autonome sa recherche documentaire, l’intégrer à sa propre production, personnaliser l’accès à ses sources d’information….tout cela dans un environnement de travail unifié.

De l’hétérogénéité des ressources documentaires

ll faut maintenir la distinction entre ressources acquises et ressources générées (collections numérisées, produits documentaires élaborés, proposition de sélections d’information). En amont, l’abondance des sources sollicite les qualités de veillleur du gestionnaire de l’information.

De l’évolution des centre de documentation

Les centres documentaires et bibliothèques universitaires mettent leurs compétences propres à la disposition de l’ensemble de la collectivité éducative : acquisition de ressources telles que les productions locales des enseignants chercheurs, intégration à l’Espace de travail numérique de l’Université, production et diffusion éditoriale d’information par le biais d’un CMS… La bibliothèque est alors un point d’entrée vers des ressources réparties sur le modèle de l’Open access, un lieu où l’utilisateur est certain de trouver assistance et conseil dans sa recherche d’information.

De l’évolution du métier

Ce saut technologique modifiera radicalement le métier de bibliothécaire : disparition du cataloguage, moindre maîtrise de la politique d’acquisition (les ressources disponibles ne sont plus entièrement choisies par lui); disparition progressive des taches matérielles à mesure de l’évolution technologique).
A contrairio, les qualités de pédagogue et de critique sont sollicitées : le bibliothécaire documentaliste est autant un passeur d’information qu’un veilleur.