– Animer une communauté de pratique

Cette fiche est le compte-rendu d’un atelier I-Expo qui portait sur les méthodes permettant « d’intégrer les communautés de pratique dans l’entreprise, de faire un bon usage des outils de collaboration et d’assurer une animation dans la durée ». Elle a été réalisée à partir des retours d’expérience de Walfa Chouki, (ALSTOM University) Louis-Pierre Guillaume (Schlumberger), Elise Bruchet (Devoteam), Véronique Remande (Egis), Martin Roulleaux-Dugage (CoP-1).

1. Qu’est ce qu’une communauté de pratiques ?

Il s’agit d’un mode d’organisation innovant du partage de connaissances qui vise à favoriser l’émergence d’une intelligence collective, créatrice de valeur ajoutée. Son périmètre peut dépasser les frontières traditionnelles d’un service car elle est instituée entre des membres liés par un intérêt commun (un sujet de recherche, des pratiques professionnelles…).

Une communauté de pratiques ne prend jamais la forme d’un projet (organisé en processus et en tâches). Il s’agit de mettre en commun des connaissances où chaque contributeur est aussi bénéficiaire du résultat collectivement conçu.

Pour constituer une communauté, la méthode à privilégier consiste à structurer un petit groupe de participants autour d’un intérêt commun puis à faire évoluer ensuite la taille et les thématiques.

Outre les membres et l’animateur, elle comprend un « sponsor », entité administrative qui met à disposition l’outil collaboratif et parraine la communauté sans intervenir dans les débats.

Bien que la messagerie électronique soit couramment utilisée par les membres, les outils informatiques à privilégier sont plutôt les plateformes de travail collaboratif accessibles depuis internet (elles permettent aux participants de s’affranchir des contraintes individuelles).

Enfin, une Charte doit impérativement définir l’organisation de la communauté, son périmètre, les rôles de chacun, les modes opératoires d’intervention et de partage de l’information.

2. Comment manager l’intelligence collective ?

Le management de la communauté de pratique est un exercice délicat car il n’y a pas de hiérarchie entre les participants ; l’animateur doit aider à la construction d’une vision partagée sans imposer son point de vue.

Pour atteindre cet objectif, il pourra :

  • valoriser les intervenants qui contribuent activement à la mise en commun d’informations,
  • veiller à la juste attribution des participations de chacun,
  • organiser des regroupements présentiels pour discuter des thèmes abordées,
  • élaborer des synthèses…

L’animateur doit être un bon communiquant à l’écrit, posséder le goût du dialogue et un certain talent pour la mise en relation des personnes. Il est un facilitateur.

3. Quels sont les facteurs favorisant l’échec ou la réussite d’une communauté ?

Plusieurs facteurs peuvent mettre en péril la réussite d’une communauté :

  • Instrumentalisation par un manager qui transforme l’échange en projet
  • Changement non préparé de l’animateur
  • Discontinuité de l’animation
  • Manque de formation de l’animateur
  • Mauvais positionnement stratégique de la communauté
  • Conflit d’intérêt ou de personne à régler préalablement
  • Croissance incontrôlée de la masse d’informations échangées (infobésité)
  • Risque de fuite dans le cas de communauté à haute valeur stratégique

Pour une communauté de pratique instituée dans le cadre de l’entreprise, la réussite sera proportionnelle à l’investissement :

  • Intégration des contributions dans le calcul de l’avancement des salariés participants
  • Prime octroyée aux salariés animateurs
  • Construction d’une E-réputation par le biais de l’annuaire de compétence
  • Mise en valeur des apports des communautés dans le cadre de l’entreprise « apprenante »
  • Constitution ou renforcement du réseau informel de personne ressources

4. Comment mesurer le retour sur investissement ?

Le ROI des communautés de pratiques est parfois difficile à mesurer quantitativement : la métrique des réseaux permet d’évaluer la densité des échanges dans une communauté, de comparer leur attractivité au sein de l’entreprise.

Les bénéfices potentiels sont importants :

  • réduction du délai de mise sur le marché des produits (or la réduction du Time to Market peut permettre de prendre un avantage concurrentiel décisif).
  • participation à la constitution d’une culture d’entreprise
  • intégration facilitée des nouveaux salariés (meilleure identification des compétences des collègues…)
  • Identification les besoins des utilisateurs (pour la communication interne/externe)
  • Meilleur fonctionnement collectif aussi bien qu’individuel (valorisation du talent des collaborateurs)…
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