Le parcours pour réaliser une exposition de documents en bibliothèque peut être schématisé en 9 étapes (il y en a bien d’autres intermédiaires, car un tel projet comprend des sous projets, mais on a essayé ici de simplifier).
Il faut bien distinguer des fonctions qu’on confond parfois dans les petites structures : celles liées à la conduite et la réalisation du projet (directeur et chef de projet d’exposition, chargé d’exposition), celles liées à la curation de contenu (curateur, commissaire général ou associé). En effet, le commissaire d’exposition détermine le choix des pièces présentées, la problématique de l’exposition, la mise en espace des œuvres, les formes de diffusion comme le catalogue.
1. Première étape : définir le projet d’exposition
→ Formaliser le projet
-
- Définir les objectifs, les moyens et la durée du projet.
- Créer les premiers documents du projet (fiche projet, avant projet sommaire, rétroplanning).
→ Mettre en place l’équipe projet
-
- Directeur de projet et chef de projet d’exposition.
- Commissaires d’exposition.
- Conseil scientifique.
- Bibliothécaires, magasiniers.
- Techniciens d’art, personnel technique.
→ Définir une thématique
-
- Choisir une thématique en lien avec le programme d’action culturelle et de valorisation de la bibliothèque.
2. Deuxième étape : explorer les collections
→ Objectif : rechercher des documents sur le thème choisi.
→ Intervenants : bibliothécaires, magasiniers.
→ Actions :
-
- utiliser les instruments de recherche de la bibliothèque (catalogue informatisé, inventaires, ancien catalogue sur fiches papier, etc.).
- Etablir des listes de documents sur tableur.
3. Troisième étape : créer un corpus documentaire
→ Objectif : créer un corpus documentaire thématique large pour l’exposition.
→ Intervenants : commissaire(s) d’exposition, conseiller(s) scientifique.
→ Actions :
-
- Balayage de listes de documents élaborées lors de la deuxième étape en fonction de critères de rareté ou d’exemplarité.
- Identification de l’iconographie : choisir les pages d’ouverture des ouvrages et revues.
- Tri des documents par sous-thèmes.
- Prise de notes en vue de rédiger l’avant-projet détaillé.
4. Quatrième étape : réaliser les vitrines
→ Objectif : sélectionner les documents qui seront finalement exposés en fonction de critères matériels, esthétiques en les positionnant sur des gabarits de vitrines.
→ Intervenants : commissaires d’exposition, installateur-monteur d’œuvres d’art
→ Actions :
-
- Rassembler tous les documents candidats de la vitrine
- Choisir in situ les documents qui seront exposés en fonction de leur état matériel, des contenus, de leur taille, etc.
- Ajuster la disposition des documents
- Noter les travaux de restauration à prévoir
- Photographier le montage de chaque vitrine et en faire le plan
Étape pivot : pour chaque vitrine, les documents candidats sont choisis en fonction de leur contenu et de leur matérialité.
5. Cinquième étape : mettre en scène en les documents
→ Objectif : créer un dispositif scénographique.
→ Intervenants : directeur de projet, chef de projet, responsables de la Communication et de la Conservation, scénographe, services techniques.
→ Actions :
-
- formaliser ses idées (dispositif souhaité).
- Affecter un budget.
- Choisir un scénographe.
- Demander au scénographe de réaliser une maquette virtuelle de l’exposition et d’établir des devis.
6. Sixième étape : formaliser le projet d’exposition
→ Objectifs : créer des documents de référence consultables en ligne pour coordonner les actions des acteurs du projet et permettre sa validation finale par la direction de l’établissement.
→ Intervenants : directeur et chef de projet d’exposition.
→ Actions :
-
- Les notes prises lors des étapes 2 et 3 nourrissent l’Avant projet sommaire (APS).
- Les notes prises lors des étapes 4 et 5 nourrissent L’Avant projet définitif (APD) et la Liste des œuvres (LO), qui contient des éléments sur l’état matériel des documents et leurs traitements de restauration.
- Un Dossier de consultation des entreprises (DCE) peut être constitué si des prestataires doivent intervenir
- Un Cahier des charges sécurité entre les organisateurs et les prestataires doit être établi si des travaux sont prévus.
7. Septième étape : créer les dispositifs de médiation
→ Objectif : mettre en place des dispositifs d’accompagnement de l’exposition in situ et à distance.
→ Intervenants : commissaires d’exposition, responsables de la Communication et de la Numérisation, bibliothécaires.
→ Actions :
-
- Rédiger le livret ou le catalogue de l’exposition.
- Créer le site web de l’exposition sous la forme d’une exposition virtuelle en ligne permettant de feuilleter les documents exposés.
- Réaliser un dispositif pédagogique présenté sur des supports verticaux derrière les vitrines.
8. Huitième étape : préparer et restaurer les documents
→ Objectif : préparer les documents pour l’exposition.
→ Intervenants : techniciens d’art, bibliothécaires, magasiniers, chef de projet.
→ Actions :
-
- Etablir une liste des documents à restaurer.
- Restaurer les documents suivant un programme défini avec l’atelier de restauration.
- Etablir des listes de documents à sortir des collections pour chaque vitrine.
- photographier les documents, faire des bons de sortie, créer les chariots de documents.
9. Neuvième étape : monter l’exposition
→ Objectif : mettre en place le contenu des vitrines et le dispositif pédagogique sur les supports verticaux sur les claustras.
→ Intervenants : monteurs en oeuvre d’art, commissaires d’exposition, bibliothécaires, responsable de la Communication.
→ Actions :
-
- réaliser le montage des vitrines suivant le plan d’implantation prévu en l’ajustant en fonction des caractéristiques physiques de chaque document.
- Régler l’intensité de l’éclairage des vitrines suivant la fragilité des documents exposés.
- Installer le dispositif de médiation.