Cette méthode d’évaluation du fonctionnement d’un centre de ressources est le fruit du partage d’expérience dans le cadre de mes fonctions de chargé de mission et consultant en gestion documentaire.
Il s’agit d’une base de réflexion pour les bibliothécaires, les documentalistes ou les professionnels en charge de cette fonction en entreprise et souhaitant promouvoir la fonction documentaire au sein d’un organisme de petite taille, présentée sous forme de pense-bête.
Cette fiche est en lien avec le mémo Conduire-un-projet-documentaire
1) les objectifs et les stratégies :
Place du centre de ressources :
- Positionnement du centre dans l’organisme.
- Motifs de création de cette structure si elle est isolée.
- Volonté politique, orientation stratégique.
- Marges de manœuvre.
- Objectifs assignés (priorités exprimées ou détectées). Il est important d’étudier les possibilités d’utiliser le centre de ressources non seulement comme un outil mais aussi comme un produit à valoriser.
Utilisateurs actuels et potentiels :
- Internes (profils et exigences connus).
- Externes (niveaux et profils plus incertains).
- Entre les deux catégories (« ayants droits »).
Types d’information recherchés :
- Infos « courantes », actualisées et fiables, dans un domaine donné.
- Références normatives (ex. kiosque qualité).
- Documents (fonction « bibliothèque »).
- Renseignements ponctuels et précis (fonction « service question/réponse »).
- Echanges de type « remue-méninges ».
- Informations à valeur ajoutée (conseil, synthèses…).
Conditions d’accès :
- Gratuit, payant (comment ?).
- Par adhésion, abonnement.
- Accès libre, accès contrôlé.
- Consultation sur place, prêt.
2) Les ressources en information :
Documents « acquis » (achetés et/ou reçus) :
- Types de documents (ouvrages, revues, normes, rapports, thèses, dossier thématiques…).
- Support physique.
- Commentaires qualitatifs et quantitatifs (situation actuelle, accroissement, failles évidentes).
Documents « produits » en interne :
- Types de documents (publications, rapports, directives, guides, procédures, dossiers d’affaire, dossiers techniques et administratifs, etc…).
- Archives.
- Situation actuelle (qualitative et quantitative) et évolution.
- Perspectives dans une optique de « gestion des connaissances ».
Personnes-ressources :
- Disponibilité, localisation.
- Apport d’une valeur ajoutée (évaluation, conseil…).
Ressources externes accessibles à partir du centre :
- Réseau (informel) de l’entreprise.
- Réseaux d’information.
- Imports de données.
Moyens d’accès à l’information existante :
- Libre accès.
- Catalogues, indexation, bases de données.
- Diffusion externe.
Système de veille :
- Cibles
- Sources
- Méthode de captage des signaux
- Traitements des informations collectées
3) Les disponibilités :
Moyens matériels :
- Locaux : accueil, espace de travail, consultation, rangement archivage…
- Equipements mobiliers : rayonnages, présentoirs, bureaux…
- Equipements informatiques : matériels (ordinateurs -nombre, type-, périphériques), logiciels (SGBD, systèmes d’exploitation, suite bureautique), réseaux physiques (Intranet, internet).
Moyens financiers :
- Budget, conditions de gestion.
Moyens humains :
- Qualifications (personnel du centre et personnel annexe), temps disponible, interlocuteurs principaux.
