– Concevoir le contenu d’une newsletter

Ce mémo est le compte rendu de la Formation ADBS animée en 2010 par Agnès Caron, actuellement directrice de l’EDB.

1. Définition :

a.) Le concept de newsletter est assez flou : il varie suivant la cible. Il est donc important de mettre en place un projet éditorial.

  • La newsletter est un produit documentaire de diffusion de l’information (de type “push “) qui vient en complément d’un site web. Il est souvent un produit d’appel pour valoriser le site.
  • La newsletter est aussi un outil de veille qui permet de se tenir au courant de l’actualité dans des domaines particuliers.

–> Il est possible de concevoir une lettre qui mêle les deux fonctions.

b.) L’info reçue n’a pas le même impact que la consultation du site. La lettre s’adresse à un destinataire qui peut se désinscrire à tout moment. Il faut donc :

  • être très concis
  • mettre en évidence les informations importantes :
    • formulaire d’abonnement et de désabonnement,
    • présentation de la lettre,
    • archives.
  • informer de manière pertinente la cible.

c.) Points importants :

  • donner la liberté de s’abonner et de se désabonner (pas de spamming) ;
  • suivre les exigences de l’abonné sur le contenu (pour cela, il faut mettre en place un système de retour : envoyer 15 jours après le 1er envoi un questionnaire + travailler avec quelques utilisateurs privilégiés) ;
  • veiller à la régularité (créer un besoin, une attente de la part de l’abonné : les périodicités mensuelles et hebdomadaires sont à privilégier) ;
  • ne pas confondre la newsletter avec un bulletin bibliographique ;
  • faire une bonne utilisation du lien hypertexte (mise en place d’un sommaire qui ne soit pas redondant par rapport au rubricage : il peut par exemple porter sur le titre des articles) ;
  • passer du produit documentaire au produit éditorial (mettre en évidence une acquisition en rédigeant une brève plutôt qu’en égrénant des références bibliographiques)  ;
  • ne pas rédiger d’article pointant vers une source qui n’est pas consultable en ligne (vers un intranet, une BDD) sans login ;
  • privilégier le fond (la qualité informationnelle des articles) sur la forme.

2. Etapes pour concevoir une newsletter :

a.) Se poser les bonnes questions :

  • définir la cible
  • définir un ton ;
  • construire une Charte éditoriale : il s’agit d’un socle commun défini par le comité éditorial (composé de documentalistes et d’utilisateurs) pour la mise en place du projet ;
  • concevoir une Charte rédactionnelle : le contenu de la lettre doit être rigoureusement homogène en terme de présentation (nombre de mots par articles, etc.) ;
  • créer une charte graphique ;
  • choisir la périodicité ;
  • ne pas noyer le destinataire sous un flot d’informations et de références.

–> Attention à ne pas négliger la charge de travail : Temps de relecture et de validation (système de worflow) + temps passé par chaque contributeur sur une thématique ou sur des sources = quantification de l’ensemble du temps de travail lors de la réalisation du N°0.

b.) Choisir un outil de diffusion

L’outil sera approprié au contexte institutionnel :

  • utiliser le logiciel de messagerie (mais il faudra gérer les abonnements à la main) ;
  • utiliser un service d’hébergement de liste (Pop List) ;
  • faire appel à un prestataire ;
  • héberger sa propre liste avec PHPMyNewslter.

c.) Concevoir le masque de la newsletter :

d.) Connaître le contexte juridique :

La déclaration des fichiers de communication n’est plus obligatoire auprès de la CNIL si la lettre est envoyée à des destinataires professionnels dans le cadre d’une utilisation non commerciale.

Ceci sous réserve :

  • d’envoi à une adresse professionnelle ;
  • de proposer un contenu en lien avec les activités du destinataire ;
  • d’offrir une option de désabonnement ;
  • de faire mention de la loi 2004-801 du 6 août 2004.

e.) Construire un projet éditorial

La Charte détermine le type d’informations contenues dans la lettre, sa cible et son objectif :

  • bulletin d’alerte sur des thématiques ciblées ;
  • diffuser une information scientifique ;
  • présenter les activités d’une institution ;
  • prévoir la possibilité de commenter les brèves ;
  • proposer des formats complémentaires ;
  • envisager des évolutions.

f.) Élaborer une charte éditoriale :

Il faut pour cela :

  • construire un gabarit qui décrit la présentation des rubrique (par ex. Titre, auteur, date, chapeau puis lien cliquable et article complet; présence de miniature : ) ;
  • décrire le rubricage et le contenu (ex : voir/lire/surfer pour des références à consulter) ;
  • décrire la circulation dans la lettre avec les menus, la typographie ;
  • commencer la charte de manière brève puis la compléter au fur et à mesure des envois.

g.) Élaborer une charte rédactionnelle

Il s’agit d’un mode d’emploi donnant des règles de rédaction de contenu. Il faut donc :

  • trouver un titre bref à la lettre et inclure le titre dans l’objet ;
  • éviter d’envoyer la lettre en fichier attaché ;
  • écrire des phrases courtes (12 mots maximum) à la forme active ;respecter la construction Sujet+verbe+complément avec une idée par phrase ;
  • ne pas mettre d’italique, ni de mot en majuscule ;
  • ne pas mettre de liens avec un intitulé qui soit différent de celui  de la cible ;
  • prévoir dès la rédaction de chaque article un titre bref ayant une signification autonome ;
  • définir des encadrés pour mettre en valeur l’information (bon à savoir; chiffres clés, etc) ;
  • utiliser la règle des trois W (qui, quoi, où, quand, comment, pourquoi) pour rédiger le contenu.

f.) Faire connaître la lettre

  • La mettre sur les intranet de l’institution ;
  • L’envoyer dans des forums de discussion.