– Conduire un projet documentaire

La gestion de projet est une démarche visant à organiser le bon déroulement d’un projet à la fois de manière opérationnelle et tactique en intégrant le respect de l’équilibre qualité-coût-délai (QCD). Elle suit les principes de la norme ISO 21500:2012, Lignes directrices sur le management de projet, Elle peut être appliquée à tout type de projet documentaire, mais nous examinerons ici sont application dans la cadre de la création d’un fonds documentaire.

Cette fiche est en lien avec le mémo  Evaluer-un-centre-de-ressources

A. L’analyse préliminaire

1. Les marges de manœuvre possibles :

Vous devez en premier lieu réfléchir aux marges de manœuvre possibles : elles dépendent de la taille et de la fonction du fonds documentaire a créer.

Par exemple :

  • On ne peut pas transposer l’analyse d’un système documentaire d’un grand à un petit centre, d’un centre encyclopédique à un centre spécialisé : on peut refaire le plan de classement des documents d’une bibliothèque spécialisée, pas d’une bibliothèque universitaire. Dans ce deuxième cas, si le plan est inadapté, il faut trouver des compensations : duplication par fantôme, rappels etc…
  • On ne doit pas changer toutes les habitudes de travail sous prétexte de rationalisation des pratiques. Si certains utilisateurs ont un besoin permanent de documents et les gardent dans leur bureau, il ne faut pas chercher à les rassembler dans un « centre » de documentation, mais informer les autres utilisateurs potentiels de cette localisation (cote signifiante, intranet éventuel)

NB : On peut trouver des quantités d’exemples, ce qui est important c’est de réfléchir entre l’audit et les propositions aux limites du possible et du souhaitable (y compris sur le plan budgétaire !) L’optimisation consistera à obtenir le meilleur rapport qualité/prix (financier, en dérangement).

2. Quelques éléments de choix :

Localisation et rangement physique :

  • Ouvrages : dans quel cas adopter un classement thématique, chronologique, mixte ? Quels sont les avantages, inconvénients, compensations ?
  • Revues : penser à leur différentiation (revues techniques, revues « kleenex » , durée de vie à apprécier …), à leur circulation et à leur archivage.
  • Dossiers thématiques : organisation de leur accessibilité, repérage, mise à jour,etc…
  • Documents produits en interne : (projets, rapports, procédures, dossiers administratifs); penser à leur traçabilité, aux problèmes de confidentialité…

Moyens d’accès (avec le meilleur taux de pertinence et de rappel) :

  • Libre accès, signalétique signifiante (problème de place, d’accessibilité, de complexité).
  • Passage par un document secondaire de type hiérarchisé (classification), de type combinatoire (entre des éléments clés tels que concepts, auteurs, dates, lieux…), ou mixte

Moyens de diffusion et/ou de mise à disposition :

  • Information des ayants-droit sur le fonds et sur les nouveautés…
  • Catalogues (ou simple interrogation de la base de données), dates de révision.
  • Adressage personnel (profils)
  • Revues de presse, veille interne.
  • Circulation de l’information par intranet , mise à disposition des documents.
  • Choix des supports, etc…

3. Quelques principes de précaution :

Penser d’abord : le but, puis la méthode, puis la technique

  • Mieux vaut un système simple et fiable qu’un système trop ambitieux…qui risque d’être sous utilisé et peut-être même pas mis à jour
  • L’informatique est un outil parmi d’autres, sans doute celui qui offre les possibilités les plus variées, mais qui a aussi ses lourdeurs.

Expliquer l’importance de tout ce qui ne parait pas productif :

  • les outils intermédiaires (notamment linguistiques : lexique contrôlé, classification…)
  • la réflexion sur le paramétrage
  • les tests, les projets pilotes

S’assure des modalités pratiques de toutes les opérations (qui a fait quoi ?) pour être sûrs de la qualité des chaînes de traitement des documents ou de l’information.

Penser faisable (coût, temps, qualification), acceptable, valorisable (politiquement), évolutif, attractif (facile à gérer, facile à utiliser)

B. La mise en oeuvre du projet documentaire

1. La conception et le phasage

La faisabilité doit respecter les « 4 P » :

  • Plan : les activités de prévision liées au projet
  • Processus: les actions prédéterminés et articulés
  • Personnes: l’équipe projet
  • Pouvoir : les lignes d’autorités et de décisions, les organigrammes, les politiques du projet

Le projet peut être découpé en une demi-douzaine d’étapes :

  • L’étude d’opportunité ou de faisabilité (analyse des besoins)
  • Le lancement du projet (réunion d’enclenchement)
  • L’étude détaillée avec cahiers des charge
  • La détermination de solutions avec choix de scénarios
  • La réalisation et le contrôle de l’exécution
  • L’analyse de la recette (livrable)
  • Le suivi des performances et de la qualité (retour sur expérience)

3. La planification

La construction du planning passe par la modélisation du réseau de dépendance entre tâches sous forme graphique. Il faut décomposer le projet en sous-ensembles plus simples et construire un planning en partant de l’objectif Date à atteindre. Le diagramme de GANTT permet de situer dans le temps les phases, activités, tâches et ressources du projet. Cette technique est utilisée par le logiciel Microsoft Project, que le responsable de projet peut choisir pour avoir une bonne visibilité sur son projet

Cependant, pour la mise en œuvre d’un projet en bibliothèque, on utilisera prioritairement des outils collaboratifs en ligne permettant l’implication des équipes. Parmi ceux-ci, Trello est un outil de gestion de projet en ligne inspiré du toyotisme : la mise en œuvre s’effectue en équipe sous la forme de tableaux rassemblant des listes de cartes repositionnables.