– Construire un portail documentaire

Un portail est un point d’entrée web personnalisable donnant accès à des information externes et internes. Le portail fédère donc des contenus hétérogènes, qu’il intègre soit par le biais d’outils dédiés (à la veille, au KM) soit par des briques fonctionnelles d’une suite logicielle.

1. L’architecture informatique du portail

On peut distinguer les portails accolés à des logiciels documentaires (Alexandrie, Superdoc) des OPAC de « nouvelle génération » : ceux-ci sont souvent basés sur des moteurs de recherche Open source (Lucen, Sola), qui intègrent les données externes moissonnées par OAI et les indexent par la création de métadonnées communes au portail.

La recherche d’information dans un portail classique fonctionne par le biais de requêtes envoyées à la volée à la base de données. Le temps de réponse peut être assez long. Il est fortement raccourci par les nouveaux OPAC : les métadonnées sont stockées dans une base secondaire qui les mixe et les mets à disposition en temps réel.

Autres avantages de ces nouveaux OPAC, la navigation à facette, qui permet de trier les données par affinage, et les emprunts aux web 2.0 (possibilité de commenter et de tagger les ressources en plus des langages documentaires classiques).

Les difficultés techniques sont nombreuses :

  • L’administration des utilisateurs, et notamment la gestion des identifiants, doit impérativement être repensée. L’utilisateur doit avoir à s’identifier une seule et unique fois par le protocole SSO, que ce soit pour personnaliser le portail documentaire, son portail global d’entreprise, son intranet. La difficulté proviendra de l’harmonisation des niveaux d’autorisation et des catégories d’utilisateurs.
  • Il faudra prendre bien soin d’amalgamer au portail des outils conformes à l’OAI-PMH (Open Archives Initiative’s Protocol for Metadata Harvesting ou protocole facilitant l’échange de données), ou bien d’utiliser des briques fonctionnelles WSRP et le XML pour l’intégration et l’exploitation des ressources.
  • Dans le cas d’une recherche par formulaire, il faudra définir des champs communs aux bases hétérogènes et éventuellement créer un lien vers le texte intégral.

2. Quelle méthodologie pour la création du portail ?

Les difficultés méthodologiques sont au moins aussi importantes que les obstacles techniques car le portail met à jour les résistances aux partages de l’information au sein des services.

  • La réalisation du portail nécessite une bonne conduite du projet :
    • quel est l’orientation globale du portail : collaborative, recherche d’info, KM ?
    • Pour quels utilisateurs et quels besoins ?
    • Qui pilote le projet et quels sont les intervenants ?
  • La rédaction soigneuse des documents de suivi (cahier des charges fonctionnel, story-board des écrans de navigation) limite les possibilités d’échec.

Lors de la recette, le temps d’ajustement et de paramétrage des sources sera important (prévoir aussi du temps pour la maintenance future des sources et la création d’un dictionnaire des concepts qui améliore l’extraction dans le texte intégral). Il faudra donc procéder progressivement à l’intégration des ressources en mettant en place une fusion des sources issues de 2 ou 3 services volontaires.

3. La problématique documentaire du portail

comment intégrer des ressources hétérogènes, dont la valeur informationnelle est inégale ?

  • En sélectionnant, évaluant et distinguant les sources et les ressources importantes pour l’organisation ;
  • En proposant aussi plusieurs modes de recherche complémentaires (par formulaire, par arborescence, par tags, par thésaurus) sur un périmètre personnalisable par l’utilisateur (une ou plusieurs sources) ;
  • En offrant des plusieurs modes de reclassement des résultats (par degré de pertinence, par «clustering» ou affinages successifs).

4. L’apport du web 2.0

Il faut profiter des apports du web 2.0 en intégrant des solutions en ligne gratuites : création de fils RSS avec Google Reader et Delicious, portail de flux avec netvibes, partage des signets avec Mylinea, centre de doc virtuel sur Second Life, outils de webconférence avec Dimdim…

L’espace flux de l’Agence d’urbanisme de la région grenobloise se base ainsi sur l’agrégateur RSS en ligne Netvibes. Les flux (presse, sites institutionnels, alertes Google, RSS générés par Alexandrie) sont sélectionnés par les documentalistes, mixés dans Newsgator et restitués sur les onglets thématiques de Netvibes. Les news sont filtrées chaque matin (1/2 heure de travail pour 67 flux) et les plus importantes sont valorisées dans une newsletter hebdomadaire.

La mise en place du portail est l’occasion de proposer des produits documentaires personnalisables par l’utilisateur :

  • dossiers documentaires en ligne (à partir de documents électroniques en PDF, ou bien actualisés par une équation de recherche sur le portail),
  • profils de recherche suivis par le biais de flux,
  • modèle d’extraction des données pour établir une bibliographie,
  • revue de sommaires réalisée à partir des fils RSS des revues,
  • formulaires de réservation d’ouvrage ou de prolongation de prêts,
  • historique de la recherche ou «fils d’Ariane».

L‘émergence des portails est un axe stratégique du développement des services documentaires. Les portails consacrent un renversement symbolique de la logique de production propre aux bibliothèques à la logique de service répondant aux besoins des utilisateurs.