Veille juridique : un atout stratégique

Brève postée le 3 février 2015 , placée sous la catégorie : Veille.

veille-juridique-300x174Juriconnexion a tenu sa journée annuelle le 25 novembre dernier sur le thème de la veille juridique : l’occasion d’un retour d’expérience sur la mise en place de systèmes de veille dans des organismes publiques et cabinets juridiques. Je rends compte ici brièvement d’exposés bien plus détaillés, les présentations des intervenants étant disponibles sur le site de l’association.

En complément, consultez mon Memodoc synthétique Conduire un projet de veille, mon répertoire de sites web sur la veille, et un exemple pratique « Élaborer un Plan de veille » portant sur « L’évolution de la législation européenne des assurances »; le plan proposé date de 2008 mais la démarche reste d’actualité.

Qu’est-ce que la veille ?

Selon la norme AFNOR XP-X-50, la veille est une « activité continue en grande partie itérative visant à une surveillance active de l’environnement technologique, commercial, etc., pour en anticiper les évolutions ». Les six étapes de veille sont précisément fixées par le texte normatif :

Un plan de veille est alors élaboré en fonction du profil du commanditaire. Cet outil vise à donner du sens à l’information recueillie, en fonction du contexte, des enjeux et des objectifs (données à collecter, ressources à mobiliser, produits à fournir).

Cependant, en définissant la veille comme « une activité cognitive pratique et méthodique d’identification de connaissances nouvelle », l’expert et consultant en gestion des connaissances Vincent Ramette a présenté dans son exposé « Spécificités de la veille juridique » une vision plus dynamique du processus. Il propose d’envisager la mise en place du système de veille selon quatre phases principales : observation et mesure d’un champ informationnel, analyse de l’information, proposition de connaissances nouvelles, réorientation de la stratégie.

Ces étapes consécutives forment une « boucle de veille » dont la réitération, tenant compte des nouveaux paramètres apportés par la surveillance d’un environnement mouvant, est susceptible de modifier les cibles et les sources du plan. Pour être efficace et éviter les dérives, l’activité du veilleur doit répondre à deux conditions : « être pleinement intégrée à la stratégie […], être méthodique ».

La veille, une posture à (ré)incarner…

Le rôle de la veilleuse ou du veilleur est donc essentiel pour maintenir l’efficience du système de veille. Quelles sont les compétences nécessaires ? La ou le chargé(e) de veille, selon les fiches métiers de l’ADBS « conçoit, met en œuvre et fait évoluer les dispositifs de veille concurrentielle, juridique, technologique…en interne comme en externe. Il détecte et aide à l’anticipation des changements survenant dans l’environnement technique et/ou socioéconomique de l’entreprise et susceptibles d’en affecter l’activité, signale les opportunités et informe sur les risques et les tendances. »

Corinne Dupin, auteure du Guide pratique de la veille, insiste sur la vigilance de la veilleuse ou du veilleur, confronté(e) à de multiples difficultés : risque de débordement par l’infobésité, tyrannie de la diffusion de l’information en « temps réel », règne de la conversation, tentation de l’entre soi, démocratisation de la curation, isolement (cf. Mise en place d’une veille : aspects méthodologiques)…

L’activité des chargé(e)s de veille à bien évolué en vingt ans, avec l’émergence du numérique : du rôle d’administrateur de base de données et de fournisseur de document, elles/ils sont devenus des sélecteurs d’informations pertinentes dans un environnement électronique automatisé et doivent proposer à chaque public interne un système adapté : une veille exploratoire avec une surveillance des tendances pour l’ensemble des collaborateurs, une veille métier pour certains, une veille stratégique pour le top management

La personnalité, l’expérience et le professionnalisme de la veilleuse ou du veilleur font la différence, à tous les stades du plan de veille : dans le choix des sources en fonction du ciblage, dans la capacité à gérer l’automatisation de la collecte aussi bien que l’attention portée aux signaux faibles, dans l’animation de dispositifs collaboratifs.

Quelles sont les spécificités de la veille juridique ?

Un processus de veille peut relever d’un ou de plusieurs domaines de surveillance : réglementaire ; sociétal ; technologique (surveillance des travaux de recherche et des dépôts de brevets) ; commercial (marchés, clients, fournisseurs) ; concurrentiel (actions, produits, évolutions, publications des concurrents).

Selon Vincent Ramette, la surveillance du domaine juridique implique « le récolement d’informations certaines dans un périmètre juridique précis » : si par exemple on se fixe comme objectif de fournir à un client l’information juridique officielle pertinente à jour et en temps réel, il faudra bien déterminer la couverture à surveiller : privilégier la législation et la réglementation nationale, internationale et/ou étrangère (UE, ISO, droit comparé…) dans un domaine du Droit en excluant éventuellement la jurisprudence, les articles de presse, les réseaux sociaux, les textes en préparation…

La veille du processus législatif

Le choix des sources juridiques à surveiller est donc primordial : Julien Karachehayas, chargé de mission veille auprès du directeur de cabinet du Secrétariat général pour la modernisation de l’action publique, l’a démontré au cours de son exposé « Les informations utiles pour la veille diffusées par des sites publics ».

Les principales sources à surveiller en amont du processus législatif sont les débats et consultations publics dont on trouve la liste exhaustive sur le site Viepublique.fr : la rubrique Débats et consultations donne accès aux synthèses finales lorsqu’elles existent. Cette actualité peut être suivie par le fils RSS débats.

Concernant le processus législatif lui-même, la présentation du projet de loi en Conseil des ministres est consultable sur le site du gouvernement ; Puis les fils RSS de l’Assemblée nationale (http://www.assemblee-nationale.fr/rss/)et du Sénat (http://www.senat.fr/rss.html) permettent de suivre le dépôt du projet de loi et de l’étude d’impact dans toutes ses phases : travaux en Commission (discussions, rapports d’information, notes…), discussions en séance publique.

Vient l’application de la loi :

La surveillance des signaux faibles

Guillaume Adréani, responsable de la Documentation Défenseur des droits, s’est attaché à mettre en valeur l’importance de la Surveillance des signaux faibles en complément de la veille législative.

Qu’est-ce qu’un signal faible ? Ce terme d’intelligence économique désigne une information cachée dans le bruit informationnel. La détection des signaux faibles est importante dans le cadre d’une veille par anticipation. Elle peut par exemple porter sur l’activité des parlementaires, sur les «discussions « off » de professeurs de droit, sur la saisine du Conseil constitutionnel (l’UMP en fait l’annonce officieuse quelques heures avant le dépôt: http://www.deputes-ump.fr/index.php/travail-parlementaire/saisines-du-conseil-constitutionnel), sur les thèses et mémoires en Droit fraîchement déposés, etc.

Pour la surveillance de ces signaux faibles, les vecteurs d’information à privilégier sont les réseaux sociaux : Facebook, Twitter (liste de comptes à éventuellement surveiller), les forums de discussion, les blogs juridiques.

Un exemple de système de veille juridique

Pour surveiller ces sources et capitaliser l’information recueillie, Julien Karachehayas a mis en place au Secrétariat général pour la modernisation de l’action publique (SGMAP) un système de veille à plusieurs niveaux, suivant le public visé par ses livrables :

Le dispositif du SGMAP s’appuie sur eVeil, la plateforme de veille des ministères économiques et financiers fonctionnant sous la suite logicielle AMI Enterprise Intelligence :

Plus d’une centaine d’articles sont sélectionnés, catégorisés et résumés chaque semaine. Des livrables sont envoyés quotidiennement :

Enfin, une veille hebdomadaire composée d’une trentaine d’articles est envoyée le vendredi en fin de journée.

Quels outils de veille gratuits ?

Béatrice Foenix-Riou, directrice de BFR Consultants, a présenté une panoplie d’outils de veille gratuits, en fonction des objectifs définis à chaque étape du plan de veille :

Stéphane Cottin, Chargé de mission « développement des systèmes d’information et valorisation des ressources documentaires » au Cabinet du Secrétaire général du Gouvernement, a ensuite exploré plus précisément le monde des Fils RSS et des outils de curation : Fils RSS, réseaux sociaux et outils de curation : de nouvelles sources de veille.

Il a tout d’abord mentionné le site Jurisguide, qui met à disposition une sélection importante et actualisée de sites web juridiques proposant des fils RSS (rubrique Fils RSS en droit dans les Ressources pédagogiques). Parmi ceux-ci, un forum de discussion, Village de la justice , propose des fils RSS intéressants ; tandis que le site Droit.org propose des fils forgés thématiques par agrégation de sources hétérogènes : Droit public, NTIC.

Mais la technologie RSS est-elle encore pertinente pour la veille ? Oui, à condition que les producteurs de contenus n’entravent pas la génération des flux de syndication : il existe encore trop de sites web qui proposent des fils RSS « à l’ancienne » sans spécialisation ni possibilité de personnalisation. Il faudrait aussi que les outils de récupération des fils RSS soient facilement utilisables, ce qui semble être de moins en moins le cas depuis la disparition de Google Reader.

Le circuit de veille utilisé par Stéphane Cottin n’est pas spécifique à la veille juridique. Cet expert en documentation juridique utilise des outils « grand public » qu’il adapte en fonction des étapes de son plan de veille : Scoop-it pour la veille en entrée ; Twitter pour les alertes « chaudes » (analyse immédiate du signal), WordPress pour le stockage et la diffusion d’information. Feedburner, pour le livrable de veille…

Il s’agit donc d’utiliser les outils de curation généralistes en les appliquant à des sources de données juridiques. La diffusion automatique d’informations juridiques peut par exemple être facilement automatisée par des recettes IFTT. Pour rappel, IFTT est un service permettant aux utilisateurs de connecter différentes applications Web (par exemple, Facebook, Twitter, etc.) par des instructions conditionnelles appelées « recettes »: par exemple, si telle ou telle information parait sur mon compte Twitter, alors je souhaite qu’elle soit transmise automatiquement sur mon compte Facebook. Pour trouver des recettes liées au domaine juridique américain (New law signed by the president notifications, New Federal law = new row on a spreadsheet), il faut rechercher le terme « Law » sur le moteur de recherche IFTTT (https://ifttt.com/recipes/hot).

En conclusion

S’il semble important de bien définir les axes de surveillance du plan de veille, d’identifier soigneusement les sources pertinentes, d’utiliser les bons outils de collecte, il est tout aussi essentiel de savoir communiquer le résultat de la veille. Stéphane Jacquier, information Manager Cabinet Allen & Overy LLP, a montré comment mieux valoriser ses résultats de veille à travers des exemples de livrables : sa revue de presse quotidienne « Lexpresso », le bulletin FIDJ de la Direction de la Communication de la Mgen , celui du centre de documentation du Défenseur des droits ; la lettre de veille de la bibliothèque Cujas, le « Flash Cujas », etc.

Emmanuel Barthes le souligne en conclusion de la journée (texte disponible sur http://www.precisement.org/blog/Deux-visions-de-la-veille-dans-les.html) : « Pour garder la veille en main –à tous les sens du terme– les veilleurs et documentalistes doivent certes maîtriser les outils –et leur prix – et le contenu exact et la structures des sources d’information. Mais peut-être doivent-ils surtout et de plus en plus aller chercher, analyser et présenter les besoins de veille ; maîtriser une démarche de mise en place des veilles où ils sont le chef de projet et la cheville ouvrière ; voir la veille non seulement comme ce qui valorise leur fonction auprès des juristes et des dirigeants/associés, mais aussi comme le moyen, en interne, de savoir tout ce qui se passe et de vendre leurs autres compétences. Dans cette optique, ils/elles sont devenus des communicants. »

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